W jaki sposób udokumentować poniesione wydatki firmowe

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą wielokrotnie mają wątpliwości czy otrzymany dokument będzie podstawą do tego, aby wprowadzić go do ewidencji księgowej. Problem jest o tyle istotny, że gdy podatnik w niewłaściwy sposób udokumentuje poniesiony wydatek to nie może go ująć w kosztach uzyskania przychodów.

W jaki więc sposób podatnik prowadzący działalność powinien udokumentować poniesione wydatki na cele prowadzonej działalności gospodarczej?

Wydatki na cele działalności jako koszty uzyskania przychodu

Na mocy art. 22 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF) wydatki na cele prowadzenia działalności gospodarczej uznane za koszty uzyskania przychodów muszą spełniać poniższe warunki:

• muszą być poniesione na cele prowadzonej działalności
• muszą być ostateczne tzn. zostały ostatecznie poniesione przez podatnika,
• muszą mieć związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością,
• powinny być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie mogą znajdować się w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów,
• muszą być właściwie udokumentowane.

Za udowodnienie racjonalności poniesionego wydatku w prowadzonej działalności gospodarczej zawsze odpowiada przedsiębiorca. O wiele łatwiej udowodnić oczywiste wydatki mocno związane z prowadzoną działalnością. Znacznie trudniej wykazać związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami o wątpliwym powiązaniu z działalnością a profilem tej działalności.

Dlaczego tak istotne jest dla przedsiębiorcy uznanie poniesionego wydatku na cele firmowe za koszt uzyskania przychodu?

Właściwe udokumentowanie jako jeden z warunków uznania poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu

Jak już wskazano powyżej jednym z warunków uznania poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest właściwe jego udokumentowanie. Można by było stwierdzić, że właściwym udokumentowaniem poniesionego wydatku na cele firmowe jest faktura albo rachunek. To stwierdzenie jest oczywiście prawdziwe niemniej w praktyce gospodarczej występuje szereg innych typów dokumentów potwierdzających poniesienie różnego rodzaju wydatków na cele prowadzonej działalności. Należałoby, więc sprawdzić czy te inne typy dokumentów także stanowią właściwe udokumentowanie wydatku, który ma być uznany za koszt uzyskania przychodu.

Co właściwie oznacza właściwe udokumentowanie wydatku firmowego.

Oznacza to, że dokument, który potwierdza poniesienie tego wydatku jest uwzględniony w ustawowych ramach prawnych, a więc ustawodawca dopuszcza tego typu dokument, jako dowód poniesienia wydatku na cele prowadzonej działalności. To z kolei powoduje, iż dany wydatek firmowy został właściwie udokumentowany a zatem przy spełnieniu pozostałych warunków będzie uznany za koszt uzyskania przychodów.

Przykłady właściwego udokumentowania wydatków

W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 zwanym dalej rozporządzeniem) wskazuje, że zapisy księgowe występujących u podatnika zdarzeń gospodarczych podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych ujmuje w PKPiR w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych.

Podstawowymi dowodami stanowiącymi właściwe udokumentowanie wydatku firmowego są:

• faktury,
• faktury korygujące,
• faktury uproszczone w tym paragon z numerem NIP do kwoty 450 z brutto lub 100 EUR,
• rachunki,
• faktury VAT RR,
• dokumenty celne.

To jednak nie wszystkie ustawowo uznane dowody.

Inne dowody będące podstawą właściwego udokumentowania wydatku firmowego

Poza podstawowymi dowodami potwierdzającymi właściwe udokumentowanie wydatku firmowego występują także i inne dokumenty stanowiące dowód księgowy stwierdzający właściwe udokumentowanie wydatku firmowego. Do tych innych dowodów należą:

• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
• dowody przesunięć,
• dowody opłat pocztowych i bankowych,
• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane wymienione w powyższej tabeli w 3 grupie dowodów.

Dzienne zestawienie sprzedaży np. u podatników na ryczałcie prowadzących handel towarami stanowi właściwe udokumentowanie sprzedaży.

Przedsiębiorcy bardzo często w toku prowadzonej działalności spotykają się z różnego rodzajami wydatkami poniesionymi na cele firmowe niemniej otrzymują dokument potwierdzający poniesienie:

• opłaty skarbowej,
• opłaty bankowej,
• opłaty pocztowej,
• opłaty notarialnej,
• opłaty sądowej,
• opłaty administracyjnej,
• opłat celnych i innych tego typu,
• opłat wejścia na imprezy branżowe,
• opłat targowych,
• opłaty za przynależność do organizacji zawodowych,
• opłat środowiskowych,
• wielu innych opłat.

Jeżeli prowadząc działalność przedsiębiorca musiał ponieść tego typu wydatki, były one konieczne do załatwienia spraw związanych z prowadzoną działalnością wówczas otrzymany dokument stanowi właściwe udokumentowanie wydatku.

Innymi dowodami stanowiącymi o właściwym udokumentowaniu wydatku mogą być:

• bilety parkingowe,
• paragony za przejazd autostradą,
• inne bilety dokumentujące opłaty związane z poruszaniem się po różnego rodzaju drogach oraz z postojami w różnych miejscach o ile zawierają poniższe elementy.

Inne dowody potwierdzające właściwe udokumentowanie wydatku firmowego muszą zawierać:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy
• data wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Jeszcze o innych dowodach

Jeszcze inne dowody potwierdzające właściwe udokumentowanie wydatku firmowego mogą dotyczyć wydatków związanych:

• z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
• dietami i innymi należnościami za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
• z zakupami w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
• z nabyciami od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
• z zakupami bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt
• zakupami od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0)
• z produktami roślinnymi i zwierzęcymi pochodzącymi z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika.

Pozostałe, właściwie udokumentowane wydatki

Na koniec należy podkreślić, iż to nie wszystkie przykłady właściwie udokumentowanych wydatków.

Innymi przykładami właściwie udokumentowanych wydatków są:

• lista płac, karty wynagrodzeń i potwierdzenia zapłat wynagrodzeń,
• lista płac, rachunki i potwierdzenia zapłat wynagrodzeń z tytułu zawartych umów cywilnoprawnych,
• deklaracja ZUS i potwierdzenia zapłat składek ZUS wynikającej z tej deklaracji,
• deklaracja akcyzowa i potwierdzenie zapłaty podatku akcyzowego,
• polisa ubezpieczeniowa OC dotyczące wykonywanego zawodu,
• polisa ubezpieczeniowa mienia firmowego,
• deklaracja PCC oraz zapłata podatku PCC,
• umowa na kredyt, pożyczkę firmową i potwierdzenia zapłaty rat kredytu, pożyczki,
• faktura za zakup środka trwałego, wprowadzenie składnika majątku do ewidencji środków trwałych,
• deklaracja na podatek od nieruchomości,
• deklaracja na podatek od środków transportowych.

Należy zaznaczyć, iż większość wydatków udokumentowanych tzw. innymi dowodami podatnik księguje w PKPiR za pomocą dowodu wewnętrznego.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).

Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 16.12.2019 r. w sprawie sposobu przekazywania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane (Dz. U. z 2019 r. poz. 2451).

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061).