W aktualnym czasie obowiązuje dobrowolne wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Niemniej wielkimi krokami zbliża się obowiązek rejestracji do KSEF i obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za jego pomocą. Już w tym momencie powstaje wiele pytań i wątpliwości. Jedno z nich brzmi jak ma wyglądać realizacja prawa do odliczenia podatku VAT od faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSEF?
|
Spis treści:
- Krajowy System e-Faktur
- Odliczenie podatku VAT naliczonego z otrzymanej faktury
- Odliczenie VAT od faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSEF
|
Krajowy System e-Faktur
Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi Krajowy System e-Faktur i jest administratorem danych w nim zawartych.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
To system elektroniczny za pomocą, którego przedsiębiorcy wystawiają elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dale ustawą o VAT) KSEF realizuje poniżej zaprezentowane zadania.
| Zadania KSEF |
| Lp. |
Wykaz zadań |
| 1. |
Nadawanie, zmiana, odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur |
| 2. |
Powiadamianie niektórych podmiotów o nadanych lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur |
| 3. |
Uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur |
| 4. |
Wystawianie, odbiór faktur ustrukturyzowanych |
| 5. |
Dostęp do faktur ustrukturyzowanych |
| 6. |
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych |
| 7. |
Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur |
| 8. |
Analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych. |
Poza powyższymi zadaniami KSEF będzie realizował funkcję kontrolną polegającą na dostarczeniu informacji analitycznych na podstawie zbiorczej bazy danych do właściwych organów administracji skarbowej.
Odliczenie podatku VAT naliczonego z otrzymanej faktury
Zgodnie z art. 86 ustawy o VAT czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanej faktury zakupu, jeżeli wydatki udokumentowane tą fakturą:
- przeznaczy na cele działalności gospodarczej oraz
- przeznaczy na sprzedaż opodatkowaną VAT (opodatkowaną i zwolnioną z VAT).
Jeżeli czynny podatnik VAT przeznaczy poniesiony wydatek w całości na sprzedaż zwolnioną albo na użytek prywatny wówczas nie będzie mu przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT z faktur za ten wydatek. W tym miejscu należy wspomnieć o momentach, w których czynny podatnik VAT może dokonać odliczenia podatku VAT.
|
UWAGA!
Prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury powstaje nie wcześniej aniżeli w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług udokumentowanych tą właśnie fakturą powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy. |
Obowiązek podatkowy w VAT u sprzedawcy powstaje:
- w dacie wykonania usługi albo dokonania dostawy towarów,
- w dacie otrzymania zaliczki przed dokonaniem sprzedaży,
- w dacie wystawienia faktury np. usługi budowlane, najem, usługi ochroniarskie, stała obsługa prawna,
- w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, jeżeli takie okresy określono w umowie lub na fakturze,
- w pozostałych momentach.
Kolejna ustawowa zasada mówi, co jest potrzebne do odliczenia podatku VAT.
|
UWAGA!
Prawo do odliczenia podatku VAT powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Przepis ten podatnik stosuje odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi. |
Warto podkreślić, iż wymóg posiadania faktury dla odliczenia VAT nie dotyczy takich transakcji jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów czy import usług. W przypadku wydatków na nabycie i eksploatację pojazdów samochodowych do 3,5 ton sklasyfikowanych przez podatnika, jako samochody osobowe odliczenie VAT z faktur nabycia może wynieść 50% albo 100% podatku VAT.
Wszystko zależy od sposobu użytkowania w działalności – prywatnie i w działalności albo tylko w działalności.
Odliczenie VAT od faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSEF
Wejście w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF nasuwa wiele wątpliwości m.in. w kwestii odliczania podatku VAT z tytułu otrzymania takiej faktury. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, iż wraz z wejściem obowiązku stosowania KSEF nie ulegną zmianie powyższe generalne zasady odliczania podatku VAT naliczonego przez czynnego podatnika VAT z otrzymanej faktury.
Należy jednak pamiętać o tym, iż KSEF wprowadza pewną systematykę w procesie wystawiania faktur. Niektóre praktyki, które stosują przedsiębiorcy nie będą mogły być realizowane po wejściu w życie obligatoryjnego stosowania KSEF.
|
UWAGA!
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w Krajowym Systemie e-Faktur w dniu jej przesłania do KSEF.
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. |
Podatnik wystawiając fakturę w KSEF może wskazać swoją datę wystawienia niemniej musi pamiętać, że data wystawienia faktury ustrukturyzowanej to data przesłania faktury do KSEF. Jeżeli podatnik wystawi fakturę w danym dniu, ale prześlę ją do KSEF już w kolejnym dniu to KSEF określi datę wystawienia według kolejnego dnia (a nie danego dnia).
Tak, więc data przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSEF ma niebagatelne znaczenie także w kontekście możliwości realizacji odliczenia podatku VAT z otrzymanej przez nabywcę faktury w KSEF. Jeżeli przykładowo sprzedawca wystawi fakturę pod koniec miesiąca, ale prześle ją do KSEF w kolejnym miesiącu wówczas nabywca może najwcześniej odliczyć VAT z tej faktury w kolejnym miesiącu (z uwagi na to, iż sprzedawca przesłał fakturę do KSEF w kolejnym miesiącu a data przesłania do KSEF jest uznana przez KSEF, jako data wystawienia tej faktury).
Takie sytuacje będą się zdarzać a skutkiem tego będzie późniejsze odliczenie przez nabywcę podatku VAT z otrzymanej poprzez KSEF faktury. Na koniec trzeba wspomnieć jeszcze o jednej istotnej zasadzie, dotyczącej wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ale dla zagranicznych kontrahentów.
|
UWAGA!
W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, który:
- nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP lub
- nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, lub
- nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, jednakże posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę lub
- jest podatnikiem nieposiadającym siedziby na terytorium RP i jednocześnie korzystającym ze zwolnienia podmiotowego z VAT na terytorium RPO w ramach procedury SME
- w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę. |
Polski przedsiębiorca musi, więc uważać na zagranicznych odbiorców towarów i usług, którym z kolei wystawia fakturę ustrukturyzowaną, bowiem oni nie będą występować w systemie KSEF. Będzie musiał im udostępnić tę fakturę poza KSEF. W tym wypadku data otrzymania faktury przez zagranicznego kontrahenta to data faktycznego jej otrzymania przez tego nabywcę. Oczywiście po stronie sprzedawcy nie chodzi tutaj o kwestię odliczenia VAT. Natomiast inny sposób ustalenia daty otrzymania faktury przez zagranicznego odbiorcę może mieć wpływ na ewentualnie czynności windykacyjne, które podejmie sprzedawca.
O tym jak udostępnić fakturę ustrukturyzowaną poza KSEF będzie przedmiotem odrębnej publikacji.
Przedsiębiorcy nie powinni zapominać także o jeszcze jednej kwestii. Na dzień dzisiejszy (przed obowiązkowym korzystaniem z KSEF) sprzedawca musi otrzymać zgodę od nabywcy w zakresie otrzymywania przez nabywcę faktur ustrukturyzowanych.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Żródła:
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
